空間協(xié)調(diào)是對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地、活動(dòng)設(shè)施及活動(dòng)設(shè)備進(jìn)行的協(xié)調(diào)?？臻g協(xié)調(diào)貫穿于活動(dòng)的各個(gè)階段，主要是通過對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地的現(xiàn)場(chǎng)檢查和協(xié)調(diào)來完成。

一、制定現(xiàn)場(chǎng)檢查表

制定一份細(xì)致、周密的檢查表，是進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。檢查表一方面有助于避免遺漏檢查對(duì)象，另一方面有利于主要負(fù)責(zé)人在不能親臨現(xiàn)場(chǎng)情況下委托他人進(jìn)行檢查與協(xié)調(diào)。

二、現(xiàn)場(chǎng)檢查與協(xié)調(diào)

現(xiàn)場(chǎng)檢查時(shí)，應(yīng)隨身攜帶卷尺、照相機(jī)、筆記本和鉛筆等檢查與記錄用具。根據(jù)檢查線路，對(duì)檢查對(duì)象作出評(píng)價(jià)記錄。對(duì)不符合要求的檢查對(duì)象，要求場(chǎng)館提供改進(jìn)方案、施工時(shí)間表和具體負(fù)責(zé)人。

首先應(yīng)檢查出入場(chǎng)館的交通狀況、大門和停車場(chǎng)。預(yù)測(cè)交通擁擠的狀況下，場(chǎng)館出入通行能力。協(xié)調(diào)解決停車場(chǎng)一般停車和VIP停車的車位分離問題。

場(chǎng)館大門至大廳等候休息區(qū)（休息大廳、化妝室、演員休息室）應(yīng)有明顯指路路標(biāo)，測(cè)量休息室區(qū)的面積，預(yù)測(cè)裝潢完成后的接待容量。檢查衛(wèi)生間容量是否符合要求，提出對(duì)衛(wèi)生間的特殊布置要求，如擺放鮮花的品種與式樣，噴灑香水的品牌與氣味等。對(duì)實(shí)際活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)檢查，應(yīng)從觀眾和演員兩個(gè)角度來觀察，特別要注意判斷坐在后排的觀眾是否在演員演出時(shí)享受到滿意的視聽效果。在親自體驗(yàn)的同時(shí)，還應(yīng)檢查場(chǎng)館提供的場(chǎng)館示意圖，并進(jìn)行隨機(jī)實(shí)地測(cè)量，對(duì)于實(shí)際不符之處提出修改意見。

示意圖應(yīng)全面反映場(chǎng)館的布局與功能，包括食宿、餐飲、會(huì)場(chǎng)、急救中心、停車場(chǎng)、舞臺(tái)、座位等功能區(qū)與設(shè)備的方位、面積、線路等內(nèi)容。示意圖經(jīng)組委會(huì)認(rèn)可后，還必須呈交消防、交通管理等有關(guān)政府機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)、方能實(shí)施。經(jīng)批準(zhǔn)的示意圖，將用作以后現(xiàn)場(chǎng)檢查與協(xié)調(diào)的重要依據(jù)。

1.會(huì)展空間策劃的原則

會(huì)展的空間策劃，要依據(jù)以下三個(gè)原則。

一是市場(chǎng)推廣可行性。主要考察展覽場(chǎng)地所在地的目標(biāo)市場(chǎng)的大小及其對(duì)周圍的輻射程度。適宜的展覽場(chǎng)地及其周邊區(qū)域一般是一定區(qū)域的經(jīng)濟(jì)中心和商業(yè)貿(mào)易中心之一，理想的展覽場(chǎng)地還應(yīng)是將要展出產(chǎn)業(yè)比較發(fā)達(dá)的區(qū)域之一。從展覽對(duì)周圍的輻射程度看，展覽場(chǎng)地所在城市最好是區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展極具較強(qiáng)的集聚效應(yīng)，其城市的服務(wù)業(yè)對(duì)周邊地區(qū)的服務(wù)程度比較高，產(chǎn)業(yè)間的配套聯(lián)系比較緊密。

二是觀眾可達(dá)性。主要考察展覽場(chǎng)地的交通便捷性及開館、閉館時(shí)間與周圍交通線路的合理配置。一般大型展館的選址已經(jīng)考慮了交通便利的因素，如接近地鐵站和主要交通線路的出入口，有眾多的交通線路通過等。在舉辦大型展覽期間，還應(yīng)在開館、閉館期間設(shè)置臨時(shí)增加的專線車，做好出租汽車的車輛調(diào)配等工作。

三是場(chǎng)地適宜性。包括展出面積和展場(chǎng)設(shè)備兩方面。選擇展覽場(chǎng)地，首先要考慮展覽總面積的大小，大的展出面積要選擇大型場(chǎng)館，以保證有足夠的展出場(chǎng)地，而小型展示則可選擇規(guī)模適中的展館，與會(huì)議相配套的展示，甚至可以選在舉辦會(huì)議的賓館展示區(qū)域或在會(huì)議場(chǎng)所附近的展示廳，以突出展示本身的功能。

2.場(chǎng)地面積

要根據(jù)展出目標(biāo)和展出預(yù)算情況確定場(chǎng)地面積。如果展出聲勢(shì)大，并且有足夠的預(yù)算就要租用大面積的場(chǎng)地；如果是試探法的市場(chǎng)開拓展示，預(yù)算也不富余，就要從緊控制展出面積。

另外，以展出面積性質(zhì)分，以宣傳為主的展覽要準(zhǔn)備大一些的面積，有可能創(chuàng)造比較特殊的展示效果，而以貿(mào)易為主的展覽一般以展出面積夠用為宜。從方便參觀者、“以人為本”的角度考慮，若是綜合性的展覽會(huì)或者是消費(fèi)品展銷會(huì)，展出面積要適當(dāng)寬裕一些；若是貿(mào)易展覽會(huì)，只對(duì)專業(yè)觀眾開放，只要留出洽談的場(chǎng)地，其他的輔助面積可盡量縮減。

3.場(chǎng)地形式

展覽場(chǎng)地的形式有多種分類方法，場(chǎng)地也是影響會(huì)展設(shè)計(jì)的重要因素。

1）室內(nèi)和室外場(chǎng)地

一般將展覽館內(nèi)的場(chǎng)地稱為室內(nèi)場(chǎng)地，將露天的場(chǎng)地稱為室外場(chǎng)地。露天使用的產(chǎn)品，如海灘休閑用品、庭院休閑用品及一些超大、超高、超重的產(chǎn)品，都常常放置在室外場(chǎng)地展示。

2）凈場(chǎng)地和標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)

凈場(chǎng)地就是沒有任何展架、展具，需要自建展臺(tái)的一塊展覽場(chǎng)地，它可以使展臺(tái)更有個(gè)性，但對(duì)參展者而言不免費(fèi)時(shí)費(fèi)力，比較適合于針對(duì)大公司或集體展出時(shí)使用。

標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)是一種經(jīng)濟(jì)方便、成本效益較好的展出形式，其面積多為9m2、12m2、15m2和20m2及這些數(shù)字的倍數(shù)，其中9m2的最為常見。有些貿(mào)易性展覽會(huì)，因攤位緊張，只允許租用半個(gè)展臺(tái)。最基本的標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)包括：三面墻板、楣板和常規(guī)照明條件。標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)的優(yōu)勢(shì)是簡(jiǎn)便、經(jīng)濟(jì)，其成本可能是定制展臺(tái)的一半左右，但也存在缺乏特色的缺點(diǎn)。

3）區(qū)域

展覽活動(dòng)一般需要以下幾個(gè)功能區(qū)域，即展示區(qū)域、公共區(qū)域、洽談區(qū)域、辦公區(qū)域和儲(chǔ)存區(qū)域等。展示區(qū)域的重點(diǎn)是各個(gè)展臺(tái)，它也是整個(gè)展覽會(huì)的重點(diǎn)；而公共區(qū)域是展覽會(huì)的參觀商共同使用的區(qū)域，也不能忽視，要盡量備齊各類設(shè)施；洽談區(qū)域可以設(shè)在展位之間，也可以設(shè)置一個(gè)專門的區(qū)域；而辦公區(qū)域一般設(shè)在展廳的入口處，同時(shí)展示各類展覽介紹資料，這個(gè)區(qū)域可以是一個(gè)架子，也可以安排一間專門的辦公室。

任何新投資的項(xiàng)目都需要一定的發(fā)展空間，策劃舉辦一個(gè)新的展覽也不例外。展覽項(xiàng)目發(fā)展空間分析，是立足于已經(jīng)掌握的各種信息，根據(jù)展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的辦展方案和展覽定位，從展覽的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展出發(fā)，分析展覽項(xiàng)目是否具備可持續(xù)發(fā)展所需要的各種條件。

展覽項(xiàng)目發(fā)展空間分析是立足于現(xiàn)在分析未來，是對(duì)展覽項(xiàng)目未來發(fā)展趨勢(shì)的一種判斷和預(yù)測(cè)。一般地，分析展覽項(xiàng)目是否有發(fā)展空間，就是要分析舉辦該展覽所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場(chǎng)空間、地域空間和政策空間等是否具備。

① 產(chǎn)業(yè)空間。就是計(jì)劃舉辦的展會(huì)展覽題材所在的產(chǎn)業(yè)和發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展前景。產(chǎn)業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展前景是舉辦一個(gè)專業(yè)貿(mào)易性質(zhì)的展覽所依托的產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)。對(duì)于舉辦展覽來說，具有較大產(chǎn)業(yè)空間的產(chǎn)業(yè)是：本地區(qū)的優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)；政府鼓勵(lì)重點(diǎn)發(fā)展的產(chǎn)業(yè)；政府扶持的產(chǎn)業(yè)及發(fā)展中的朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)。當(dāng)然，說這些產(chǎn)業(yè)的空間較大，并不是說其他產(chǎn)業(yè)就不能舉辦展覽，只是在這些產(chǎn)業(yè)里舉辦展覽的發(fā)展前景更好。事實(shí)上，只要某一產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品需求量大，產(chǎn)品更新快，那么，該產(chǎn)業(yè)就有舉辦展覽的空間。

② 市場(chǎng)空間。主要是指市場(chǎng)結(jié)構(gòu)狀況、市場(chǎng)規(guī)模的大小和市場(chǎng)輻射力的強(qiáng)弱，這是舉辦展覽的市場(chǎng)基礎(chǔ)。市場(chǎng)結(jié)構(gòu)狀況揭示了展會(huì)展覽題材的選擇是否適合市場(chǎng)的需求。市場(chǎng)規(guī)模的大小從一個(gè)側(cè)面能表明展覽對(duì)企業(yè)參展的吸引力有多大，市場(chǎng)輻射力的強(qiáng)弱能反映展覽能影響和輻射的地域有多廣。市場(chǎng)空間的大小是決定是否舉辦展覽的一個(gè)重要依據(jù)。主辦者總是希望在那些市場(chǎng)規(guī)模較大的產(chǎn)業(yè)里舉辦展覽，希望舉辦的展覽展出的展品符合目標(biāo)市場(chǎng)的市場(chǎng)結(jié)構(gòu)狀況，希望舉辦的展覽有較強(qiáng)的市場(chǎng)輻射力。

③ 地域空間。主要是指展覽舉辦地的地域優(yōu)勢(shì)和輻射如何。展覽的舉辦地對(duì)展覽本身的發(fā)展有較大的影響，很難想像一個(gè)較偏僻的地方能舉辦一個(gè)大型展覽。一般來說，展覽應(yīng)選擇在那些展會(huì)展覽題材所在地產(chǎn)業(yè)較發(fā)達(dá)的地方舉辦，或者選擇在該產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品的主要銷售地，盡管如此，那些交通比較便利、基礎(chǔ)設(shè)施較完善、信息較靈通、服務(wù)業(yè)較發(fā)達(dá)的城市往往也是舉辦展覽的首選之地。

④ 政策空間。包括展覽舉辦地對(duì)會(huì)展業(yè)發(fā)展的政策、對(duì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的政策及對(duì)與會(huì)展業(yè)有關(guān)的行業(yè)的政策。如果在一個(gè)政府鼓勵(lì)發(fā)展會(huì)展業(yè)地方舉辦展覽，辦展機(jī)構(gòu)肯定能得到比其他地方舉辦展覽更多的便利；如果計(jì)劃舉辦展覽的展覽題材正是當(dāng)?shù)卣膭?lì)和支持發(fā)展的產(chǎn)業(yè)，那么，該展覽的舉辦定能獲得更多的利益；如果當(dāng)?shù)卣e極扶持與會(huì)展業(yè)有關(guān)行業(yè)的發(fā)展，那么，在那里舉辦展覽肯定更加順利。

當(dāng)然，決定展覽項(xiàng)目發(fā)展空間的因素不僅僅只有上述4種，還有其他的一些因素如展館設(shè)施狀況等對(duì)展覽項(xiàng)目發(fā)展空間也有較大影響；但是，總的看來，對(duì)展覽項(xiàng)目發(fā)展空間影響最大的還是上述4個(gè)因素。在分析一個(gè)展覽項(xiàng)目是否可以舉辦時(shí)，一定要注意認(rèn)真分析這個(gè)展覽項(xiàng)目是否具有發(fā)展空間，如果實(shí)驗(yàn)證明它的發(fā)展空間較小，那么，舉辦這樣的一個(gè)展覽的可行性將是一個(gè)問題。