如果說盡可能將企業(yè)理念和企業(yè)文化凝縮、抽象化并整合到視覺表現(xiàn)是VI基礎系統(tǒng)的特色，應用系統(tǒng)的設計則主要是解決“如何活用基礎系統(tǒng)”的問題?；A系統(tǒng)的抽象特性決定了只有將其應用到具體的實施項目中才能使企業(yè)形象得到更廣泛的認知。應用系統(tǒng)的重要性在于正確傳達凝縮于基礎設計的企業(yè)理念和企業(yè)形象，形成企業(yè)統(tǒng)一的、特有的風格。應用項目的設計涉及標志、標準字體、組合、色彩、底紋等諸多要素的反復使用和組合，在追求統(tǒng)一性、藝術(shù)性和個性化的基礎上體現(xiàn)出企業(yè)的精神理念和文化信息。VI應用系統(tǒng)所涉及的項目非常廣泛，不同的企業(yè)則有著不同的要求，可根據(jù)具體項目進行有針對性的設計。

統(tǒng)一性與規(guī)范性是辦公事務用品設計與制作應該遵循的原則。很多辦公用品對尺寸、內(nèi)容和格式都有特殊的要求，方案的設計中應該嚴格按照這些格式規(guī)定創(chuàng)造出嚴肅、完整、精確和統(tǒng)一規(guī)范的格式。同時又要根據(jù)不同企業(yè)的性質(zhì)和精神文化理念進行個性化的設計，充分彰顯企業(yè)獨特的視覺表達形式和全新的視覺感受，形成企業(yè)的設計風格，使企業(yè)辦公用品成為展示和傳播現(xiàn)代企業(yè)文化的載體。

辦公室事務用品對于企業(yè)來說是最平凡也是使用最頻繁的媒體，是企業(yè)能否保持統(tǒng)一形象的關(guān)鍵，事務用品設計開發(fā)，一般包含以下項目：名片、信封、傳真紙、公文袋等事務性用品，發(fā)票、股票、筆記本、表單、工作備忘錄、工作表、預算書、介紹信、合同書等。雖是很小的細節(jié)，卻以小見大，體現(xiàn)著企業(yè)獨特、統(tǒng)一的整體形象，對企業(yè)內(nèi)外形成認知。

一、信紙，信封

1．信紙的材料

信紙通常使用80克-100克的普通紙制作，如果是草稿用紙，可以使用更為低廉的紙張。對于一些特殊用途的高檔信紙可以使用特種紙，根據(jù)設計需要對其色彩、肌理、質(zhì)地、厚度等做出選擇。

2．設計要素的安排

信紙的設計要素包括企業(yè)標志中英文名稱、標準色、聯(lián)系方式、裝飾紋樣等。設計要素的組合應與其他辦公用品如名片、信封等的設計風格保持一致。設計中為了強化信紙的設計感和裝飾性，可對紙面進行適當裝飾。如使用企業(yè)輔助圖形或底紋等。需要注意的是信紙的功能在于書寫文字內(nèi)容，因此必須保留足夠的書寫面積，不能讓設計要素占去太多的功能區(qū)域，使信紙失去其原有的功能。因此，進入書寫區(qū)域的圖形應該減淡顏色，以不影響文字內(nèi)容的閱讀。

3．便箋

便箋的規(guī)格：便箋的用途是放置在手邊隨時記錄事情、留言等，不是正式文件用紙，因此規(guī)格相對不是很重要。常常是標準信紙的規(guī)格尺寸按比例縮小裁切，以充分利用紙張，常采用信紙規(guī)格的1/2，1/3，1/4，1/6等。有時也直接使用其他印刷品裁切下來的紙頭，無規(guī)格可談。

便箋的材料：由于便箋的非正規(guī)用途，材料應盡量選用廉價的紙張。但也有一些企業(yè)的特殊部門（如企業(yè)的公關(guān)、接待和客戶服務等部門）對便箋紙的要求較高，可選擇質(zhì)地較好的辦公用紙，以體現(xiàn)企業(yè)的服務品質(zhì)和實力。

便箋的設計：便箋的設計一般采用與信紙相同或近似的設計樣式。但是如果尺寸過小，就應適當減少一些設計要素，比如只保留企業(yè)標志或簡稱，印刷也以單色為主要形式。

4．信封設計

信封可根據(jù)是否要通過郵局寄送分為兩類。

郵寄信封要按照郵政部門的規(guī)定樣式和尺寸進行設計。信封上規(guī)定的貼郵票處、地址、郵編及企業(yè)信息等位置不可隨意改動，并嚴格按照規(guī)定設置尺寸。常見規(guī)格有：

小號——220mm×110mm;

中號——229mm×162mm.

大號——324mm×229mm。

不通過郵局寄送的特殊信封，規(guī)格較為隨意，但要注意符合所用紙張的開數(shù)比例，以減少浪費。設計上也可以更具個性地安排基礎要素的位置，以充分體現(xiàn)企業(yè)的個性魅力。

二、名片

1．名片的功用

名片是最常見、使用最為頻繁的辦公事務用品，在公務交往中總是最先出現(xiàn)，直接影響著人們對企業(yè)的第一印象，因此是辦公用品設計中的重點項目。名片幾乎包含了企業(yè)形象的所有基本要素，是企業(yè)理念傳達中最為直接有效且成本最低、交流面最廣、最容易被接受的傳播媒體。

2．名片的設計要素

名片的設計要素是指構(gòu)成名片的各種素材，一般包括標志、圖案、文案（名片持有人姓名、通訊地址、通訊方式）等。名片是展示企業(yè)外在形象的重要因素。名片中除記錄持有人信息外，更重要的是需要注明企業(yè)資料，包括企業(yè)的名稱、地址及企業(yè)的業(yè)務領域等。不同性質(zhì)的企業(yè)，名片設計的表現(xiàn)手法千變?nèi)f化，但是構(gòu)成名片的設計要素是大致一定的。

名片的尺寸為90mm×55mm。一般采用橫式構(gòu)圖，如果為了追求特殊效果也可以采用其他尺寸和構(gòu)圖方式。

3．名片設計原則

名片設計應該做到在充分滿足使用功能的基礎上體現(xiàn)更多的設計意識，形成別具一格的藝術(shù)風格。因此名片設計應該盡量做到以下三點：

功能性：設計中要把名片的功能性放在首位，合理安排文字、圖片信息的位置。

簡潔：主要信息的安排要簡明清楚，易于查看、識別。

個性鮮明：把握企業(yè)特性、行業(yè)特點，設計出有鮮明個性的名片，力爭給人以深刻印象。

4．名片設計要求

首先要將名片設計納入VI設計的整體范疇中進行，基礎部分中完成的標志、標準色、標準字體等應該得到完整正確的體現(xiàn)，使其成為企業(yè)整體形象的一部分。

名片的規(guī)格決定了要在有限的面積內(nèi)安排所有的視覺要素，并處理好它們之間的關(guān)系。應該將畫面中各視覺要素作為點、線、面來處理，充分體現(xiàn)平面設計中美的形式法則，在均衡、節(jié)奏、虛實、聚散、空白等方面下功夫。

由于制作成本等因素的影響，在一些企業(yè)內(nèi)，會按照不同的部門和職務設計出不同的名片方案，此時應該注意各方案之間既要有所不同又要相互聯(lián)系，形成整體的形象概念。

為使名片設計獲得更佳的視覺效果，可嘗試采用一些特殊的印刷加工方式：上光、軋型、打孔、做凹凸等。

5．名片的色彩選擇

名片色彩可設計為單色、雙色、四色等，不同的方案要采用不同的印刷方式，而印刷方式則決定了名片的制作成本，要根據(jù)實際需要進行設計。由于名片的用量較大，應盡量減少色彩數(shù)量以降低成本。

其他辦公事物項目還包括記事本、識別證、新聞紙與傳真紙、會議記錄紙、筆類、商用表格、光盤封面、資料袋、文件夾等。